Tanpa disadari bahwa seorang kepala afdeling atau asisten afdeling adalah bagian dari manager terdepan dalam sebuah perusahaan. Manager memegang otoritas yang menentukan perkembangan afdeling. Kedudukannya sangat strategi, karena hubungan secara langsung dengan pengambilan keputusan dan kebijaksanaan yang ditetapkan untuk dilaksanakan secara operasional oleh seluruh bawahannya dalam sebuah wilayah afdeling. Otoritas terhadap kebijakan afdeling tersebut harus dapat dipertanggungjawabkan kepada perusahaan.
Management dalam sebuah afdeling bisa berjalan dengan bagus jika kepala afdeling, asisten afdeling atau kepala divisi mampu melaksanakan tugas dan wewenangnya sebagai seorang manager. Manager afdeling yang biasa disebut kepala afdeling selain bertanggung jawab atas kegiatan agronomi untuk luasan ± 600 – 700 hektare melalui pengawasan dan pengendalian operasional juga bertanggung jawab atas terciptanya kondisi tempat kerja yang aman atas kemungkinan terjadinya kecelakaan di lingkungan kerja. Dan tidak kalah pentingnya adalah menciptakan dan membina hubungan yang harmonis dengan masyarakat setempat.
Dari tugas dan wewenang diatas bahwa fungsi kepala afdeling selain sebagai seorang human resources juga sebagai community development. Tugas internalnya adalah bagaimana memberdayakan potensi yang ada di afdeling dan menjaga kestabilan kerja karyawan. Untuk tugas eksternalnya adalah bagaimana menjaga hubungan dengan masyarakat sekitar sebagai bagian dari stakeholder perusahaan untuk tetap menjadi mitra bagi perusahaan.
Dalam menjalankan peran dan tugasnya seorang kepala afdeling mempunyai tugas yang di turunkan dalam tugas harian, tugas mingguan, tugas bulanan dan tugas tahunan. Tugas-tugas tersebut dijalankan melalui koridor kontrol dan evaluasi. Bentuk pertanggungjawaban seorang kepala afdeling bisa ke kepala kebun, estate manager, ataupun administratur, tergantung bentuk susunan organisasi perusahaan. Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya tersebut maka proses teamwork harus dibentuk di internal afdeling tersebut.
Adapun tugas harian secara teknis seorang kepala afdeling adalah sebagai berikut :
1. Membangun budaya apel pagi,
Baik apel pagi yang diselenggarakan dengan administratur sebagai atasan dan dilanjut apel pagi dengan mandor dan karyawan. Dari apel pagi inilah akan dijalin sebuah komunikasi yang intensif terhadap permasalahan yang akan dilakukan. Di apel pagi dengan mandor dan karyawan akan dijelaskan seluruh agenda kerja pada hari itu. Kebutuhan tenaga, jenis pekerjaan dan siapa yang akan melakukan akan disampaikan di apel pagi.
2. Mengontrol kegiatan yang di lapangan.
Dalam mengontrol kegiatan di lapangan maka sistem prioritas pengontrolan perlu dilakukan. Dalam mengontrol usahakan pekerjaan bersifat harian dan menggunakan material didahulukan. Sebagai contoh adalah pekerjaan pemupukan dan chemical. Dalam pekerjaan ini kepala afdeling harus hadir dalam kegiatan pekerjaan. Bahkan sebelum melakukan pekerjaan kepala afdeling harus memberikan demonstrasi kepada karyawan. Bagaimana cara menggunakan alat, dosis berapa, tujuanya apa harus didemonstrasikan kepada karyawan sebelum kegiatan dilaksanakan.hal ini supaya pekerjaan yang menggunkan material benar-benar efektif baik kualitas dan kuantitasnya, dan juga tidak terjadi sebuah pemborosan karena ketika pelaksanaannya tidak benar maka akan berpengaruh terhadap kebutuhan tanaman.
3. Melakukan evaluasi sore.
Evaluasi sore sangat perlu dilakukan, hal ini dengan tujuan melihat permasalahan yang dihadapi karyawan dan mandor dilapangan. Dari permasalahan yang ada akan ditemukan solusi, yang akan dijadikan perbaikan pada keesokan harinya.Sehingga permasalahan tidak terjadi lagi.
Evaluasi sore juga dibuat untuk merencanakan kegiatan esok hari, baik kebutuhan tenaga, alat yang digunakan dengan maksud semua perlengkapan yang diperlukan sudah siap pada malam hari.
Secara garis besar diatas tentunya kepala afdeling secara harian akan membuat jadwal kegiatan harian secara mendetail, tergantung kebutuhan afdeling. Contohnya adalah jika afdeling masih pengembangan maka jadwalnya berbeda dengan afdeling yang sudah berproduksi. Tetapi pada dasarnya semua kegiatan di afdeling harus diketahui dan merupakan tanggung jawab dalam menentukan kebijakan.
Selain tugas harian, juga ada tugas mingguan, bulanan dan tahunan dari asisten afdeling. Sebagai contoh evaluasi mingguan, kontrol blok secara bersama,sama serta pembuatan rencana kerja bulanan dan pembuatan budget tahunan yang dilakukan setiap akhir tahun. Begitu banyak tugas yang dilakukan seorang kepala afdeling. Dari hasil tugas dan fungsi tersebut maka sebuah managerial perlu dikembangkan oleh kepala afdeling. Bagaimana mengelola mandor supaya dapat menjalankan semua kebijakan sangat diperlukan.
Proses belajar untuk perbaikan terus dilakukan. Jika kepala afdeling sebagai manager terdepan sudah mempunyai kualitas dan kuantitas yang bagus maka niscanya perusahaan akan berjalan sesuai dengan cita-citanya.
Oleh : Bejo Utomo, Plantation Plan, Development, and Control Manager PT CT Agro.