Seorang planter mengatakan, pupuk yang terbaik adalah telapak sepatu yang masuk ke dalam blok. Hal tersebut menginatkan kita bahwa dengan kondisi kebun yang luas, maka sangat di perlukan adalah membangun budaya kontrol. Dalam memperbaiki produksi, kontrol terhadap kualitas pengambilan produksi dalam hal ini panen sangat di perlukan. Dari kontrol tersebut dapat diketahui apa yang menjadi permasalahan dalam blok menyangkut produksi serta aktifitas kebun lainnya.
Ketika produksi bulanan turun, tidak sesuai target hal yang mudah dijawab ketika ditanya, kenapa produksi tidak dapat? Maka jawaban yang paling sederhana adalah “buah tidak ada, kerapatan buah rendah. Padahal di dalam blok banyak permasalahan yang menyebabkan produksi tidak tergali dengan maksimal. Sebagai contoh proses panen tidak tuntas, banyak brondolan yang tidak terevakuasi ke TPH, atau cara panen yang tidak sesuai standar operasional. Adapun tujuan kontrol blok adalah guna menggali potensi yang ada, dengan menekan losses produksi serta mencari permasalahan yang terjadi di blok yang menyebabkan produksi turun.
Kontrol merupakan sebuah budaya
Dalam kegiatan panen di perkebunan kelapa sawit maka kontrol sangat diperlukan. Kontrol yang utama adalah untuk menekan losses produksi, mengantisipasi kenaikan biaya produksi serta upaya mempertahankan kualitas panen.
Bagaimana membangun budaya kontrol
Dalam membangun budaya kontrol bukan hanya dilakukan oleh bagian kontrol,audit, atau verifikator. Tetapi kontrol dilakukan oleh semua pimpinan kebun baik dari supervisor, kepala divisi, kepala kebun sampai manager, atau general manager. Artinya budaya ini harus terbangun oleh semua lini pimpinan kebun. Dengan tidak adanya kontrol maka lossis merupakan akibat yang sangat berbahaya.
1. MENEMUKAN MASALAH
Hal yang dilakukan dalam kontrol produksi adalah dengan masuk blok panen. Bisa yang di panen pagi harinya, kemudian sore kita kontrol. Atau bisa H+1 artinya jika hari ini dblok itu dilakukan panen, maka besok kita kontrol.
Dalam melakukan kontrol bisa dilakukan dengan pengambilan sampel seperti contoh luasan panen kita hari ini 100 hektar, maka kita melakukan kontrol 10 hektar secara acak. Pengambilan sample juga harus berdasarkan perhitungan perhitungan, diantaranya karakter kerja pemanen, wilayah yang rawan losses ( bukit, rendahan) sehingga harapannya dari sampel yang kita ambil bisa mewakili kondisi yang ada. Dengan demikian seorang pimpinan dalam hal ini mandor, mandor besar kepala divisi atau kepala afdeling harus memahami karakter kerja pemanen, lokasi wilayahnya serta tempat yang sering terjadinya pelanggaran. Dari hasil kontrol blok tersebut maka kita bisa menemukan permasalahan yang terjadi pasca panen. Seperti contoh buah tinggal tidak di panen, brondolan tinggal ataupun panen buah mentah.
2. MENGIDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH
Dari losses yang terjadi (pelanggaran panen) kita mencari akar permasalahan, kenapa hal tersebut bisa terjadi. Sebagai contoh buah tinggal dan brondolan tinggal. Kenapa hal tersebut terjadi, bisa dikarenakan pemanenya merasa tidak dikontrol oleh mandor sehingga kerjanya didak awas, bisa dikarenakan premi yang di dapat tidak menarik, tidak adanya reward atau punishment bisa dikarenakan lokasi yang berat seperti rendahan berair. Banyak hal terjadi yang menyebabkan pelanggaran terjadi. Penyebab tersebut dapat diketahui dengan memanggil pemanen yang melakukan pelanggaran dengan melakukan coaching counseling. Dari situ diharapkan adanya komunikasi dua arah antara pimpinan dan karyawan.
3. MENCARI SOLUSI PERBAIKAN
Dari coaching tersebut dapat dicarikan pemecahan masalah. Sebagai contoh buah tinggal, berondolan tinggal terjadi karena selama ini kontrol yang kurang, selain itu punishment and reward dari manajemen yang belum dilaksanakan. Sehingga dibuatlah kesepakatan antara karyawan dan pimpinan jika dari hasil kontrol ditemukan pelanggaran panen yang menyebabkan losses maka akan dilakukan pinalti, tetapi selain itu juga dibuat kesepakatan jika pemanen ancaknya bersih tidak ada losses maka akan diberikan penghargaan kepada pemanen. Untuk itu dilakukan lomba kebersihan ancak setiap bulan.
4. MENENTUKAN WAKTU PERBAIKAN
Waktu menyelesaikan masalah harus ditentukan. Kadang seorang planter tahu permasalahan yang terjadi di dalam blok. Tetapi dalam melakukan eksekusi atau menyelesaikan masalah tidak dibuat batas waktu. Yang terjadi permasalahan akan menggantung tidak segera diselesaikan. Sebagai contok penyelesaian buah tidak terpanen adalah kapan membuat sistem ancak panen, kapan batas akhir mrnyelesaikan permasalahan buah tinggal. Dari mulai dikerjakan sampai batas waktu penyelesaian inilah yang di perlukan.
5. MENENTUKAN PIC
PIC atau disebut Personal In charge adalah orang atau bagian yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan permasalahan yang dialami.
Sebagai contoh permasalahan buah tidak terpanen maka PIC adalah mandor panen, adanya defisiensi hara PIC adalah manager agronomi dan permasalahan lainya.
Tujuan menentukan PIC ini adalah supaya kita bisa menentukan siapa yang bertanggung jawab terhadap permasalahan supaya dapat diselesaikan.
6. MEMBUAT RENCANA KONTROL
Mandor panen yang bertanggung jawab seratus persen kondisi lapangan, maka dalam melakukan kontrol dilakukan setiap hari, sampai sore setelah pemanen pulang maka mandor panen mengecek hasil pekejaan pemanen. Dari kontrol sore akan di temukan permasalahan tentang cara panen, penyelesaian hancak yang akan dibahas pada rapat sore di kantor divisi/afdeling atau sebagai bahan untuk merencanakan aktivitas besoknya.
Kepala divisi/afdeling melakukan kontrol setiap sore. Lalu, Kepala Kebun/manager secara bersama sama melakukan kontrol secara bersama satu minggu satu kali ke masing-masing afdeling.
Itu beberapa rencana kontrol yang dibuat, tentunya juga disesuaikan pada kebijakan masing-masing perusahaan. Pada dasarnya mengembalikan budaya kontrol merupakan upaya untuk mengurangi atau menemukan permasalahan yang terjadi di dalam blok.
Pada dasarnya kontrol tidak hanya dilakukan terhadap produksi, tetapi dapat juga dilakukan terhadap rawat, biaya dan faktor penentu supaya aktivitas perusahaan dapat terkontrol sesuai misi dan visinya.
Oleh : Bejo Utomo, Staf Estate PT Jaya Agra Wattie Tbk