Dengan kecanggihan teknologi, perusahaan kelapa sawit tidak akan kesulitan untuk mendapatkan up date data terbaru di perkebunan. Sudah ada sistem aplikasi perkebunan berbasis Enterprise Resources Planning (ERP) yang membantu pelaporan dan pemantauan data kegiatan operasional di perkebunan sawit.
Lokasi perkebunan kelapa sawit yang berada jauh dari perkotaan menyebabkan sulitnya akses komunikasi dan informasi dengan kantor pusat (head office). Akibatnya, sistem pelaporan dan pengawasan data tidak dapat dilakukan secara langsung (realtime) bahkan mesti menunggu waktu sampai seminggu atau sebulan. Gunawan Tandun, Country Sales Manager SAP Business Unit PT Wilmar Consultancy Services, mengatakan kegiatan operasional perkebunan kelapa sawit mulai dari pembebasan lahan, pembibitan, penanaman, panen dan distribusi buah sawit, membutuhkan biaya cukup besar. Untuk itu, perlu sistem yang dapat mengontrol dan menekan biaya..
PT Wilmar Consultancy Services (WCS) sudah mengembangkan solusi SAP WCS Plantation. Solusi ini adalah pengembangan dari solusi inti SAP Enterprise Resources Planning (ERP) yang dilengkapi WCS Vertical Solution. Sistem ini terbagi atas beberapa bagian antara lain estate management, palm oil mill management dan SAP modul yang terintegrasi.
Menurutnya, SAP ERP bermanfaat dalam integrasi sistem di dalam perusahaan sehingga mempermudah jajaran direksi untuk mengontrol tiap divisi dalam kegiatan perusahaan. Terutama, perkebunan kelapa sawit yang luasnya mencapai ribuan hektare yang mempersulit akses data dan informasi. Sebagai contoh, perusahaan dapat mengawasi kegiatan pemupukan apakah sudah berjalan baik atau tidak setiap hari.
Supaya sistem ini dapat berjalan, perusahaan menggunakan jaringan internet atau satelit VSAT dalam pembangunan sistem ini. Gunawan Tandun menjelaskan sistem ini membuat data dapat disampaikan secara real time kepada jajaran direksi atau pemilik perusahaan. Berbeda dengan sistem konvensional, pelaporan data dilakukan secara mingguan atau bulanan sehingga dapat mempersulit analisis dan pengolahan data.”Sistem konvensional ini malahan dapat merugikan perusahaan apabila terjadi keterlambatan analisis data seperti keuangan,” kata Gunawan.
PT Origin Wiracipta Lestari termasuk pula perusahaan penyedia sistem solusi perkebunan, juga telah mengembangkan sistem bernama OWL-Plantation System. Sistem ini merupakan aplikasi berbasis ERP yang terstruktur dan terintegrasi khusus bagi perusahaan perkebunan dan pabrik kelapa sawit.
Repindra Ginting, Software Engineer PT Origin Wiracipta Lestari, menjelaskan sistem (ERP) yang menjanjikan presisi terhadap karakteristik bisnis proses perusahaan/organisasi yang menggunakannya. Presisi ini berarti OWL-Plantation System mampu beradaptasi dengan kondisi yang dijumpainya, bukan pengguna yang harus menyesuaikan diri dengan OWL. Sebab, jika pelanggan menginginkan untuk mengurangi biaya implementasi dan penggunaan secara instan, OWL-Plantation siap digunakan tanpa modifikasi sesuai dengan proses bisnis di perkebunan kelapa sawit Indonesia.
Dalam aplikasinya, sistem ini dilengkapi beberapa kemudahan seperti konsolidasi otomatis, mudah diakses oleh gadget dan perangkat komputer lain, dilengkapi dan terintegrasi dengan bantuan (Help), dan tidak dikekang lisensi maupun jumlah user tidak dibatasi. Kemudahan lain adalah dukungan multibahasa, dapat dipasang dan diakses dari berbagai-macam platform sistem operasi, kode program (Source Code) sepenuhnya milik pengguna, dan aplikasi bebas virus. “Sistem OWL-Plantation ini merupakan kreasi anak bangsa dengan dukungan ahli perkebunan (planters) berpengalaman,” kata Repindra dalam jawaban lewat email.
Gunawan Tandun memaparkan keungggulan dari sistem yang dimilikinya antara lain SAP memiliki tingkat stabilitas dan integrasi sistem. Selain itu, Wilmar merupakan pengguna dari sistem sehingga aplikasinya berdasarkan pengalaman perusahaan yang telah diterapkan di perkebunan sawit.
Setekah mengaplikasikan sistem SAP WCS Plantation, lanjut Gunawan, pengguna biasanya meminta aplikasi tambahan untuk kebutuhan lain seperti koneksi dengan bank.
Keamanan Sistem
Jaminan keamanan data dan informasi menjadi prioritas utama bagi pengguna sistem. Pasalnya, lalu lintas data dan informasi sangat rentan untuk disusupi atau terjadi tindakan pencurian. Repindra Ginting memberikan jaminan keamanan dalam pemakaian OWL-Plantation System yang telah dilengkapi dengan pengaturan hak akses. Akses ini terdiri beberapa tingkatan seperti berdasarkan struktur organisasi unit usaha, berdasarkan golongan/jabatan, dan hak akses detail per menu dan table.
Sementara, Gunawan Tandun mengatakan sistemnya melalui internet tetapi berada dalam sistem Virtual Private Network (VPN). Gambarannya, perusahaan menarik kabel langsung dari kebun ke kantor untuk akses data. Untuk dapat tersambung dengan VPN, pengguna telah diberikan kode khusus dan enkripsi. “Dapat dikatakan ini jaringan yang tertutup bukan seperti website,” kata dia.
Untuk menjaga pelayanan, PT Wilmar Consultancy Servicess di Indonesia dilengkapi 100 konsultan yang terdiri dari 40 tenaga fungsional SAP, 15 tenaga teknis SAP, 40 tenaga support dan perawatan dan 5 tenaga Non-SAP Developer.
Kendati, sistem solusi perkebunan memiliki banyak manfaat ternyata masih sedikit perusahaan perkebunan kelapa sawit dengan pertimbangan biaya. Gunawan Tandun mengatakan sistem ini masih dipandang sebagai cost center yang menambah beban biaya. Padahal, sistem ini berguna untuk mengurangi biaya karena sistemnya terintegrasi yang dapat memudahkan proses analisa biaya.
Di Indonesia, beberapa perusahaan perkebunan sawit besar yang menggunakan sistem aplikasi perkebunan berbasis ERP; PT Astra Agro Lestari Tbk, Wilmar Grup Plantation, dan PT Triputra Agro Persada. (amri)
