Mengelola Manajemen Afdeling

Afdeling adalah satuan terkecil dari sebuah organisasi besar perusahaan kelapa sawit. Afdeling atau divisi atau apa namanya adalah satuan yang menjadi ujung tombak dalam pengelolaan perusahaan perkebunan. Sehingga peran pimpinan dalam hal ini disebut sebagai kepala afdeling, asisten afdeling sangat diperlukan. 

Kemampuan mengelola, menganalisa serta kemampuan management afdeling inilah yang akan menjadi kunci sukses sebuah roda organisasi perusahaan. Dari afdeling ini akan dihasilkan output berupa pengelolaan cost, target tanam bagi perkebunan pengembangan ataupun target produksi bagi tanaman yang sudah menghasilkan.

Untuk mengelola afdeling dibutuhkan keahlian dan ketrampilan tertentu untuk menjamin terselenggaranya roda organisasi dengan sebaik-baiknya. Untuk itu sebelum memulai tahapan pengelolaan sebuah afdeling harus dipahami benar kultur dan karakteristik yang sudah terbangun diafdeling  tersebut. Tujuan dari proses pemahaman ini adalah untuk menghindari terjadinya konflik-konflik yang tidak perlu terjadi, yang akan banyak menguras banyak pikiran dan perhatian. Pola-pola seperti inilah yang harus dipahami benar oleh seorang pemimpin atau kepala afdeling yang baru akan memasuki lingkungan sebuah afdeling sehingga dia akan mendapatkan dukungan penuh yang diperlukannya untuk membangun afdeling tersebut.

Melakukan proses PDCA

Seorang kepala afdeling mampu melakukan proses PDCA. Hal ini mempermudah pelaksanaan pekerjaan di afdeling. Tentunya kepala afdeling yang di bantu mandor sampai karyawan dengan luasan 500 hektare sampai 1.000 hektare mempunya strategi dalam mengelola Sumber daya manausia dan asset di dalamnya. PDCA yaitu Planing, Do, Check dan Action merupakan langkah dan tahapan yang harus dilakukan.

Planning adalah kemampuan kepala afdeling untuk merencanakan suatu kegiatan secara matang. Mulai dari tujuan sampai resiko kegiatan sudah mampu direncanakan.

Do adalah kemampuan seseorang setelah merencanakan kegiatan,yaitu bagaimana melakukan pembagian kerja para mandor dan karyawan yang ada di dalam ruang lingkup kekuasaanya. Dalam proses ini pembagian kerja yang telah di rencanakan pada sore hari yang kemudian di pertajam pada pagi haru harus didistribusikan kepada jajaran mandor. 

Check adalah kemampuan seseorang kepala afdeling untuk mengawasi dan mengatur segala hal yang telah direncanakan, sehingga mampu menjadikan para pengurus yang lain lebih mau dan mampu bekerja keras untuk memberikan yang terbaik pada rencana kegiatan tersebut. Sedangkan Action adalah proses melakukan pekkerjaan sesuai PDC yang dibuat, serta melakukan langkah, keputusan bahkan sampai rekomendasi atas evaluasi yang dilakukan dalam setiap pekerjaan. Kemampuan kepala afdeling bisa dilihat dari seberapa cepat melakukan action terhadap permasalahan yang ada. Hal inilah yang paling memperlihatkan apakah dia mempunya performance yang baik atau kurang.

 Proses  pengawasan dan evaluasi

Dalam sebuah afdeling proses pengawasan harus dilakukan oleh seorang kepala afdeling. Pengawasan dilakukan kepada semua aktifitas yang ada di dalam afdeling tersebut.Dalam sebuah afdeling pengawasan dan pengendalian dilaksanakan melalui beberapa proses yang pada dasarnya mengandung dua unsur penting dan sangatlah mendasar diantaranya adalah pengawasan langsung dan pengawasan tidak langsung. pengawasan atau yang dikenal dengan bahasa populernya dengan controling harus dilaksanakan  di setiap afdeling. Proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi afdeling, oleh karena itu setiap kepala afdeling harus dapat menjalankan fungsi pengawasan.

Pengawasan yang dilakukan oleh kepala afdeling  akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana. Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.

Dari pengawasan yang dilakukan selanjutnya akan muncul proses evaluasi. Evaluasi dilakukan kepala afdeling pada sore hari saat pekerjaan selesai. Proses identifikasi setiap permasalahan yang ditemukan pada hari itu menjadi  topik pembahasan dalam proses evaluasi. Sehingga kesalahan dan masalah yang terjadi pada hari itu tidak akan muncul pada pekerjaan yang akan datang.

Oleh : Bejo Utomo, Plantation Plan, Development, and Control Manager PT CT Agro.

You might also like More from author

Leave A Reply

Your email address will not be published.